你離成為采購高手還差多遠?(實戰問答)

看了很多采購相關書籍,報了各類采購培訓班,可還是做不好采購工作,為什么呢?因為那些東西都太“高(chun)大(li)上(lun)”了,你需要更“接(ke)地(shi)氣(jian)”的東西。那么你的采購職業生涯該如何開始?你需要掌握哪些采購技能呢?

職業生涯規劃篇

 對于企業采購這一富有挑戰的職業,究竟應采取怎樣的心態、努力具備哪些素質才能一步步實現職業的發展?

關于采購職業生涯規劃與日常的工作問題的幾點建議:一、建立人生目標與職業發展的大局觀。秦傳營表示,"如果從事采購員工作,就努力去尋找和發現采購工作的價值優勢,培養自己對于采購職業的熱情,也許從低到高從下到上可以幫助厘清人生目標與職業發展的關系。"二、重視平臺的作用,也就是所處的企業。借助平臺提供的機會充分展示自己的風采,這樣既可以被市場所熟悉,同時市場又會帶來更多的機會。三、保持沉穩平和的心態。由于從事采購工作整天跟錢打交道,很容易讓人產生躁動的心理,不同的行業不同的企業也容易產生"這山還望那山高"心態,這時沉穩平和的心態將有助于冷靜,腳踏實地學到真本領。四、時刻為下一次職業發展質的飛躍充分地準備。永遠保持學習和進步,因為不同采購職業發展階段會有不同的要求。

為企業增值體現采購價值

一般認為,采購在對供應市場方面的知識不如供應商,技術方面不如公司的研發部門,質量方面又不如SQE。那么采購怎樣為公司創造價值?專家們認為,采購的價值基礎在于保證采購原料交付、確保生產的順利進行,并根據研發部門的要求提供新產品開發的樣品,同時在某個周期內實現降價的目標。5個基本作用:確保組織運營5R(Right Product/ Right Cost/Right Quality/Right Quantity/Right Channel)。

在此基礎上,采購還應該能在某些方面為公司增值以體現更高的價值。主要有六個方面:

1.物有所值方面(fair value determination):采購應該努力成為某一商品方面的專家,并對供應商的成本結構,市場動態做完整了解,確保公司花的每一份錢是物有所值。這當然也包括所謂的降價,但首先得確定拿到的價格已經是最好的。

2.供應風險管理(supply risk management):這也可以算是采購的基本功能之一。供應風險由多方面原因造成,如行業的需求變化,行業產能,供應商自身的情況。如果采購能結合公司的業務需求,并根據外部環境的變化,能有效地管理供應風險,確保公司業務的順利進行,將是很大的貢獻。

3.供應商關系管理(supply relationship management):良好的供應商關系對所有這些都有非常大的幫助,如交貨、成本、質量、持續改善、早期參與等。

4.市場情報(market intelligence):采購應該盡量掌握外界市場的變化,如整個供應市場的行情、技術的發展、行業的價格趨勢、供應商的供應鏈、公司競爭對手的實踐等。

5.吸取供應商的創新(innovation):任何一個公司不可能具有所有的技術和資源。有些供應商也是某一行業/技術的專家,采購如通過同供應商的協作,吸取供應商的創新為公司所用,也是值得贊賞的。

6.持續改善(continuous improvement):在保證日常合作的基礎上,采購如通過自己或團隊的努力,不斷提高供應商的能力,比如靈活性、成本、生產效率、提前期等,將使公司最大程度上獲取收益。

實戰采購技巧大全

"會賣不如會買"?

采購支出通常占銷貨收入的53%,當采購支出(直接原料)降低5%,若欲獲得相同的結果,則直接人工必須降低22%,制造費用必須降低24%;管銷費用必須降低17%;若利潤比率想要維持不變(8%),則銷貨收入必須增加34%。由此可見,透過采購成本的降低來提升企業利潤,不但輕而易舉,也不會引起競爭者的仿效,消費者也無由抗拒,反之,若經由提高售價或銷貨收入來改善利潤,歡迎關注采購從業者微信公眾號 則容易招致顧客的抵制或同業的惡性競爭,困難重重,所以在當前的經營環境下,采購的成功與否不僅關系企業產銷活動的正常運作,更直接影響經營利潤,以及企業的商譽與形象。因此"會賣不如會買",絕非言過其實。 

為什么有些企業或機構采用分段式采購作業? 

分段作業具有以下優點:1)每位采購員只負責采購過程中的一部分,熟能生巧,可減少錯誤的機會,并提高辦事效率。2)一方面是分工合作,另一方面則是內部牽制,除非全體人員沆臟一氣,否則勾串不易。

為什么采購工作必須擬訂策略?

策略之擬訂,是基于外在環境分析及企業自我評估的結果,另外從采購力量與供應力量的抗衡,自可找出機會點或弱點,因此能夠發展對付供應商的策略,而其也將成為采購人員執行工作的行動方針。

哪些物料值得擬訂采購策略?

對企業產銷活動及成本發生重大影響的物料,須擬訂采購策略。例如:1)高附加值的。2)因為外部條件變化,例如:戰爭、運輸困難、匯率重大變動等,導致短缺性的物資。3)自然因素用完后無法再制的物資,例如:銀、鉛、汞等。

當買方占優勢時,應采取何種采購策略?

通常會采購壓制策略。1)將采購數量分散給幾個供應商。2)適當施加壓力迫使賣方降低。3)應以采購現貨為宜。4)除了與現有的供應商交易外,對于有意來往的新供應商也應保持聯系。5)要求供應商提高送貨次數,協助倉儲單位降低存貨。6)不必自行設廠制造。7)應加以研究采用替代品的可行性。8)迫使供應商透過工程的方法降低購入成本。9)請賣方承擔物品運送或儲存的責任。

當賣方占優勢時,應采取何種采購策略? 

采取靈活多變策略。1)所需數量需向一家廠商采購。2)不主動與供應商洽談價格。3)設法與供應商簽訂長期合約。4)積極尋求新的供應商。5)應保有安全存量。6)買方應設法做到"自給自足"。7)應積極尋求替代品。8)著手工程研究來獲取較低的采購成本。9)自行前往供應商處提貨。 

當買賣雙方勢均力敵時,應采取何種采購策略?

采取平衡策略。其行動方針如下:1)交貨正常則應保持現況;若有廠商發生延遲交貨或數量不足,則在尋求其他廠商承諾后,才謹慎轉移數量。2)買方可尋機會要求賣方降價。3)買方可以兼取現貨及合約采購。4)擇優選用新的供應商,替代比較不利的來源。5)應保持相當存貨以為緩沖。6)若買賣雙方配合尚好,則無需設廠制造;但若雙方關系日漸惡化,應考慮自行開發來源的必要。7)引介替代品造成優勢。8)由于價格工程投入不菲,因此價值工程必須因勢制宜。9)視其買方是否較賣方誰有優勢?而要求賣方FOB還是C&F。

現用現購適用于哪些狀況?

1) 按訂貨生產的企業。2) 供應來源暢旺不斷。3) 價格看跌的物品。4) 易腐蝕的物品。5) 財力不足的企業。

預購備用適用于哪些狀況?

1) 生產穩定的企業。2) 存量管制的物品。3) 耐久性物品且儲存空間小者。4) 固定購入成本。 

什么是投機采購?適用于哪些狀況?

所謂"投機采購"即采購數量為正常使用量或采購量的許多倍。通常適用于下列三種狀況:1)物品價格的看漲。2)預期來源的短缺。3)財力雄厚的企業。 什么是長期合約采購?有何優缺點?

所謂"長期合約采購"即由買方承諾在某一段時間內,向賣方采購一定數量的物品,并簽立合約以為雙方信守。其優點:1)期約交貨,來源穩定。2)量值巨大,交易條件較佳。3)法律保障,各蒙其利。其缺點:1)價格協商不易,合約形同虛設。2)合約數量固定,難以配合市場調。3)依賴成性,采購功能降低。

什么是多家供應?有何優缺點?

所謂"多家供應"即分散來源,將采購數量分配給數個不同的供應商。其優點:1)賣方競爭,使賣方產生危機意識。2)來源分散,不虞中斷。歡迎關注采購從業者微信公眾號 3)市場情報較多,有利于掌握趨勢。4)較易獲取產品專業知識。其缺點:1)分散采購,損失數量折扣。2)買賣雙方缺乏依存關系。3)增加交貨管理的負擔。

多家供應適用于哪些狀況?

多家供應較適合下列狀況:1)主要原料或物品的需用數量龐大。2)賣方無法獨力供應。3)規格標準化的物品。

什么是獨家供應?適用于哪些狀況?

所謂獨家供應是指僅向一個供應商采購。適用于以下狀況:1)買賣雙方利害與共。2)來源管制或獨占市場。3)精密復雜試制品。4)產品生命周期短,及經常需要變更設計。5)產品需具有獨特性。

什么是聯合采購?有何優缺點?

所謂的聯合采購是指匯集同業或關系企業的需求量,向供應商訂購。聯合采購優點:1)統籌供需,建立產銷秩序。2)價格優惠。3)促進同業合作,達成經濟外交。聯合采購缺點:1)采購作業手續復雜,主辦單位必須煞費周章。2)采購時機與條件未必能配合個別需求。3)造成聯合壟斷。 

聯合采購適用于哪些狀況?會遭遇哪些問題?

聯合采購適用于:1)進口管制下發生的緊急采購。2)賣方市場,買主勢單力薄。聯合采購面臨下列問題:1)數量分配不均。2)報價方式混亂。3)付款能力不一。4)提貨工作緩慢。

如何尋找供應商?

尋找供應商廣開來源,不管是自行征求或經由報轉介紹,必須主動積極,另外供應商的尋求不應局限于本地或本國,也應該利用外地或國外的供應來源。尋找供應商由下列各種途徑來進行:1)利用現有的資料。從建立合格廠商的檔案或名冊中甄選。2)公開招標。3)透過同業介紹。3)新聞專業刊物。4)公會或采購專業顧問公司。4)參加產品展示會。5)借助網絡資源,B2B平臺和專業類網站。

是否只由采購人員來擔負評選供應商的責任? 

宜由采購、工程、品管及生管人員等組成評選供應商小組,收集思廣義之效。

評選廠商有哪些客觀標準?

評選廠商的客觀標準包括一般經營狀況、制造、技術、財務狀況、品管能力及管理制度。

為什么合格廠商尚須加以分類、分級?

合格廠商的分類是按各廠的專業功能予以歸類;分級是將各類的合格廠商按其能力劃分等級。分類的目的為避免廠商包辦各種采購案件,預防外行人做內行事;分級的目的是防止廠商大小通吃,配合采購的需求,選擇適當的廠商。

詢價的對象是否愈多愈好?

原則上來說,詢價的對象應該是愈多愈好,因為報價的廠商愈多,就可精挑細選和讓供方競爭激烈,降低成本。

為什么供應商必須提供成本分析表?

由于買方預估的底價或預算有時并不十分可靠,若能借重供應商的成本分析(Cost Analysis),或許可以事半功倍。

成本分析若由賣方提供,對議價有何不便?

成本分析使用的報表通常有兩種方式:1)由各報價廠商自行提供。2)由采購單位事先編訂制式報價單或成本分析表,提供給所有供應商統一填報。若采用第一種個別提報的方式,會因各廠商之間報價的內容或成本分析的項目很難獲得一致,而增加采購人員將來議價、比價工作的困難,甚至有些供應商可能會避重就輕,因陋就簡,這種草率的成本分析表所能提供的效益就相當有限。歡迎關注采購從業者微信公眾號 反之,采購用第二種制式的成本分析表,則因報價內容與項目已經采購單位予以事先規劃,各廠商報價基礎完全一致,不會發生參差不齊的現象,使比價工作事半功倍。 

為什么需要進行價格分析?

價格分析可相互比較供應商的報價內容,達到公平競爭之目的。進行價格分析將可獲得下列效益:1)事先發現報價內容有無錯誤,避免造成將來交貨的紛爭,且確保供應商所附帶的任何條件,均為買方可以接受者。2)將不同的報價基礎加以統一,以利將來的議價、比價工作。3)培養采購人員的成本分析能力,也可避免按照"總價"來談判的缺失。

議價應從報價較高或較低的廠商開始?

經過報價分析與審查,將3~7個廠商的報價按高低次序排列(比價),先找比價結果排行第三低者來議價,探知其降低的限度后,再找第二者來議價。經過這兩次議價,"底價"就可能浮現出來。若此底價比報價最低者還低,表示第三、第二低者承做的意愿相當高,則可再找當初報價最低者來議價,以前述第三、第二低者降價后的底價,要求最低者降至底價以下來承做,若當初報價最低者不愿降價,則可交予第二或第三低者按議價后的最低價格成交。

采購人員如何善用上級主管的議價能力?

供應商降價的意愿與幅度,常因議價對象不同而有差異,如果采購人員對議價的結果不滿意,應要求上級主管、采購經理、甚至總經理出馬,邀約賣方的的業務經理或更高層直接對話,因為高階主管不但議價技巧熟稔,談判能力較高,且社會關系良好、地位較高,比較容易贏得對方的信任與友誼,往往只要招呼一聲,就可獲得令人相當滿意的議價效果。

對于組合式的產品,應采取何種議價技巧?                         

應以"化整為零"的議價技巧:1)請能供應完整產品的廠商提供報價單,但是報價單中必須將各項組件分開報價。2)依各供應商的報價單,找出總價最低者,訂為將來成交價格的上限。3)另請其它專業廠商(不能提供完整產品者)就單項組件提出報價。4)從所有廠商的報價單中,包括提供完整產品及單項組件者,將各單項組件的最低價挑選出來。5)將前述各單項組件的最低價格加起來,得到的總和訂為將來成交價格的下限。6)依據第二項的上限,及第五項的下限,將來的成交價格介于上、下限之間。不過,下限只是各單項組件價格的總和,須加計組合費用、測試費用等,所以最低的總值應略高于下限。

為什么買方不宜過度壓迫賣方降低價格? 

1)造成眾多劣質廠商:當買方強迫賣方接受不合理的價格時,有些廠商可能會憤而離去,留存的廠商恐怕已無優秀,徒然造成交貨、品質方面的困擾,就買方而言說不定得不償失。2)造成報復可能:當市場狀況好轉時,原來委曲求全的廠商,必定會連本來利通通要回來,造成買方成本暴漲。 

為什么買方不可輕易表露購買意愿?

買方應采取"欲擒故縱"的議價技巧,不要明顯表露非買不可的語態,否則將使買方落居劣勢,買方還可采取"若即若離"的姿態,若能判斷賣方有強烈的出售意愿,再要求更低的價格,并作出不答應即行放棄,或另行尋求其他來源的表示。若賣方雖想出售,但利潤太低而要求買方酌情加價。此時,買方的需求若相當急迫,應可略加價格迅速成交;若買方并非迫切需求,則可表明絕不加價的意思,賣方極可能同意買方的降價要求。

對供應商的報價不敢貿然議價時應如何處理?

請供應商公開成本資料,然后加上合理的利潤來計算價格。就成本而言,須將成本逐項查對,最主要是把供應商可能灌水的項目加以剔除或削減;就利潤而言,由于各行各業的情形不盡相同,因此很難有一定的標準,另外還得看交易金額大小而定,供應商利潤通常會隨交易金額的擴大而降低。

為什么供應商經常不能如期交貨?

1)超過產能或制造能力不足。2)轉包不善。3)缺乏責任感。4)制造過程或品質不良。5)材料欠缺。6)報價錯誤或價格太低。

造成交貨延遲的原因有哪些是買方的責任?

1)購運時間不足。2)規格臨時變更。3)生產計劃不正確。4)緊急訂購。5)選錯訂購對象。6)催貨不積極。7)未能及時供應材料或模具。8)技術指導不周。9)遇有低價訂購。 

如何才能確保供應商如期交貨?

1)制訂合理的購運時間。2)銷售、生產及采購單位加強聯系。3)期中稽催,駐廠查驗。4)準備替代來源。5)加重違約罰則。

如何做好驗收工作?

一、點收數量。二、檢驗品質:1)確認供應商,物料來自何處,有無錯誤或混亂。2)確定送到日期與驗收日期。3)確定物料的名稱與品質。4)清點數量。5)通知驗收結果。6)處理短損。7)退還不合格物品。8)處理包裝材料。9)對已驗收存儲的物品加以標識。

來源:采購從業者往期好文:

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